Dieser Blogbeitrag behandelt die Fragen von Lisa und Max hinsichtlich gegebener Reibungsverluste im Praxisalltag und unnötigen Ballast, die in der Konsequenz das Gehalt angestellter Zahnärzte signifikant schmälern können.
Als junge zahnärztliche Behandler stehen Lisa und Max erst ganz am Anfang ihrer beruflichen Karriere. Und damit sie ihre (erstrebenswerten) Ziele auch auf dem direkten Weg erreichen, werden sie von einem erfahrenen, auf Zahnärzte spezialisierten Coach begleitet.
Für Lisa und Max stellen sich einige Fragen:
- „Welche Möglichkeiten gibt es, bestehende Reibungsverluste im Praxisalltag zu minimieren?“
- „Wie können wir mit der zur Verfügung stehenden Zeit besser umgehen, besser haushalten und so deutlich effizienter arbeiten?“
- „Wie kann es sein, dass ich bei einem vollen Terminbuch nur wenig Honorar generiere?“
- „Welchen unnötigen Ballast schleppen wir (unbewusst) mit uns herum?“
- „Gibt es da Patent-Rezepte, die uns schnell und wirksam helfen?“
Reflexion – gemeinsam mit Ihrem Coach
„Nun, Lisa, Max – das sind in der Tat ganz wichtige Fragen, die ihr da stellt. Ballast, Reibungsverluste, Zeitfresser, usw. – ganz gleich, was ihr hier aufzählt und wie ihr es nennt – zusammengefasst haben die einen Namen: Leistungsstundensatz-“Killer.“
„Und genau diese „Killer“ können nicht nur eure Produktivität (Leistung) reduzieren, sondern in der Konsequenz auch euer Gehalt signifikant schmälern!“
„Was haltet ihr davon, wenn wir uns das heute mal etwas näher betrachten?“
Von ihrem Coach erfahren Lisa und Max mehr über:
- Produktivität
- den Leistungsstundensatz
- die sogenannten „Killer“
- gängige Beispiele aus der zahnärztlichen Praxis
Abb. 1: Drei Faktoren, die Einfluss auf die Produktivität/Leistung angestellter Zahnärzte in der Praxis nehmen.
Produktivität und Leistungsstundensatz einfach erklärt
Wie produktiv angestellte Zahnärzte letztlich arbeiten, das wird von 3 Faktoren bestimmt, die Einfluss auf das Ergebnis (Produktivität) nehmen:
- Die Zeit, die sie insgesamt aufbringen, um ein Ergebnis zu erzielen und die Auslastung Ihrer Behandlungsstunden, sodass sich für sie keine Leerräume im Terminbuch ergeben.
- Das generierte Honorar je (geplanter und geleisteter) Behandlungsstunde.
Für eine genaue Berechnung des Leistungsstundensatzes wird zwischen Soll- und Ist-Werten differenziert. Also zwischen vorgesehenen und tatsächlich geleisteten Behandlungsstunden. - Die Leistungsstundensatz-Killer. Das sind Gegebenheiten im Praxisalltag, die das Ergebnis schmälern. Eine Beseitigung von Leistungsstundensatz-Killern bewirkt, dass angestellte Zahnärzte bei gleichem Zeiteinsatz und gleichen Behandlungsleistungen mehr verdienen.
Berechnung von Produktivität und Leistungsstundensatz
Für die 2 folgenden Berechnungen nehmen wir den Monat Januar 2023
- vorgesehene Behandlungszeit, insgesamt: 132 Soll-Stunden
- tatsächlich geleistete Behandlungszeit: 122 Ist-Stunden
Berechnung der Produktivität: mittels Ist-Wert
- Formel: PRODUKTIVITÄT = ERGEBNIS (Output) ./. ARBEITSLEISTUNG (Input)
- 760 € Honorarumsatz ./. 122 Ist-Behandlungsstunden = 194,75 € Honorar je Behandlungsstunde
Berechnung des Leistungsstundensatzes: mittels Soll-Wert
- Formel: PRODUKTIVITÄT = ERGEBNIS (Output) ./. ARBEITSLEISTUNG (Input)
- 760 € Honorarumsatz ./. 132 Soll-Behandlungsstunden = 180,00 € Honorar je Behandlungsstunde
Ergebnis und Interpretation für den Monat Januar 2023
- an insgesamt 10 Stunden wurde in diesem Monat nicht behandelt
- die Auslastung der Behandlungszeit beträgt daher nur 92,4 %
- zusätzlicher Honorarumsatz bei 100 % Auslastung: + 1.947,50 €
- entgangenes Brutto-Gehalt bei 25 % Umsatzbeteiligung: 486,88 €
Leistungsstundensatz-Killer einfach erklärt
Damit werden Ausfälle und Störungen, sowie Beschäftigungen und besondere Umstände bezeichnet, die zwar Zeit beanspruchen, denen aber keine bzw. nicht ausreichende Einnahmen gegenüberstehen.
Weil Leistungsstundensatz-Killer häufig nicht als solche erkannt werden, schleichen sich diese ineffektiven Beschäftigungen und Gegebenheiten schnell in der Praxis ein. Sei es durch Unkenntnis von betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen, durch unreflektiertes Handeln oder einfach durch lieb gewonnene Gewohnheiten. Daher sind Leistungsstundensatz-Killer auch mehr oder weniger ausgeprägt in jeder Zahnarztpraxis vorhanden.
Beispiele typischer Leistungsstundensatz-Killer
- Behandlungsausfall
Bedingt durch kurzfristige Terminabsagen oder Nichterscheinen der Patienten, sogenannten No-Shows. Oder auch bei einem vorliegendem Investitionsstau, wenn Behandlungseinheiten und Geräte öfter defekt sind und Behandlungen deshalb nicht durchgeführt werden können. - Ineffiziente bzw. verkürzte Behandlungszeiten
Beispielsweise, wenn Patienten zu den vereinbarten Terminen zu spät kommen und die Behandlung nicht wie geplant durchgeführt werden kann. Oder auch durch eine suboptimale Terminierung, wenn die angesetzte Zeit für die geplante Behandlung von der tatsächlichen Behandlung abweicht. Ebenso bei ungeplant vielen Dolor-Patienten, die den geplanten Tagesablauf durcheinanderbringen. - Kurzzeitbehandlungen und häufiger Stuhlwechsel
Zum Beispiel 5 Minuten Behandlung bei 10 Minuten Rüstzeit. Oder wenn überproportional viele einzelne Füllungen und Einzelkronen gemacht werden, die Behandlung sich hier auf mehrere Termine erstreckt anstatt an einem Langzeittermin durchgeführt wird. - Unzureichende Vorbereitung der Behandlung und Behandlungszimmer durch die Mitarbeiter
Wenn benötigte Geräte oder auch Materialien bei der Behandlung fehlen, weil diese nicht bereitgestellt oder nicht rechtzeitig beim Depot bestellt bzw. nicht geliefert wurden. - Die Praxisorganisation und die Personalführung betreffend
In erster Linie sind es hier ausufernde Beratungsgespräche, die bei laufender Praxis geführt werden. Des Weiteren auch auffällig häufig krankheitsbedingte Ausfälle der Mitarbeiter. Die Praxis muss sich dann kurzfristig umstellen und neu organisieren. Gleiches gilt, wenn den Mitarbeitern großzügig Urlaubstage außerhalb der regulären Praxisferien gewährt werden. Der Behandler muss dann mit weniger Manpower zurechtkommen. - Ein mangelndes Delegieren an Mitarbeiter
Hier sind es Beratungsgespräche, die von Zahnärzten lieber selbst geführt werden. Ebenso fachliche Arbeiten im Rahmen der Prophylaxe, PZR und UPT, sowie beim ZE, weil schlichtweg qualifiziertes Personal fehlt oder Mitarbeiter die geforderten Arbeiten nicht selbständig ausführen können. - Zahnersatz / Schnittstelle Praxis und Dentallabor
Zum Beispiel, wenn Termine für Zahnersatz und Anproben aufgrund verspäteter Zulieferungen des Fremdlabors platzen. Genauso ein mangelndes Fehler-Management bei einer auffällig hohen Fehlerquote bei Zahnersatz. Ebenso unvorteilhafte Zugeständnisse gegenüber Patienten. Z.B. das provisorische zementieren von Kronen und Brücken mit Hinweis, dass man noch Änderungen auf Wunsch des Patienten vornehmen könne. - Mangelnde Zeit- und Selbstdisziplin des Behandlers
Beispielsweise ein verspäteter Behandlungsbeginn, Unterbrechungen der Behandlungen durch Telefonate, usw. - Kreativität bzw. Individualität des Behandlers
Wenn Mitarbeiter die Behandlung nicht vorbereiten konnten, weil es spontan zu Abweichungen vom eigentlichen Therapieplan kam. Oder bei der Übertreibung der eigenen Stärke „Streben nach Präzision“, was dann zum Perfektionismus ausartet.
Bei Mehr-Behandler-Praxen mit angestellten Zahnärzten kommt dann noch die mangelnde interdisziplinäre Zusammenarbeit bzw. kooperative Praxis hinzu. Wenn z.B. ein Behandler jede PA mit „Biegen und Brechen“ selbst therapiert, obwohl es im Team hier ausgebildete Spezialisten gibt, die diese Tätigkeit wesentlich effektiver und effizienter durchführen könnten. - Dokumentations- und Abrechnungsmängeln
Dazu zählen erbrachte Leistungen, die aufgrund mangelnder Dokumentation nicht abgerechnet werden können.
Ein Fazit von Lisa und Max
„Leistungsstundensatz-Killer schmälern unser betriebswirtschaftliches Ergebnis. Wenn wir diese „Killer“ eliminieren, dann werden wir als angestellte Zahnärzte unsere Leistung aufwerten und bei gleichem Zeiteinsatz und gleichem Behandlungsspektrum einfach mehr verdienen.“
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