Dieser Blogbeitrag behandelt gehaltsrelevante Fragestellungen von Lisa und Max. Primär geht es und das komplexe Thema: Auslastung der zahnärztlichen Behandlungsstunden.
Als junge zahnärztliche Behandler in Festanstellung stehen Lisa und Max erst ganz am Anfang ihrer beruflichen Karriere. Und damit sie ihre (erstrebenswerten) Ziele auch auf dem direkten Weg erreichen, werden sie von einem erfahrenen Coach begleitet.
Für Lisa und Max stellen sich zunächst einige Fragen:
- „Wie schaffen wir es, dass unser Terminbuch gut gefüllt ist?“
- „Was können wir tun, wenn kurzfristige Absagen und/oder No-Shows Lücken in das Terminbuch reißen?“
- „Lässt sich der durch die Leerlaufzeiten entstandene Schaden monetär messen und beziffern?“
- „Welche Patentrezepte gibt es?“
Reflexion – gemeinsam mit Ihrem Coach
„Nun, Lisa, Max – das sind wichtige Fragen, die ihr da aufgreift. Eine optimale bzw. eine optimierte Auslastung der Behandlungsstunden sind zwingende Voraussetzungen, wenn ihr als angestellte Zahnärzte auch gutes Geld verdienen und letztlich auch rund rum zufrieden in eurem Job sein wollt.“
„Da das Thema Auslastung sehr umfassend und nicht mal eben in 2 Minuten abgegessen ist, sollten wir uns hierfür auch die benötigte Zeit nehmen. Seid ihr damit einverstanden, dass wir im ersten Schritt uns dem Thema annehmen, es erst einmal näher betrachten und detailliert strukturieren? Und im zweiten Schritt schauen wir, nein schaut ihr, wie ihr das gezielt für euch nutzen könnt und gezielt umsetzen werdet. Einverstanden?“
Lisa und Max nicken und erfahren bzw. lernen jetzt:
Zeit: eine äußerst wertvolle Ressource
Gesundheit ist unser höchstes Gut – und die uns zur Verfügung stehende Zeit die wertvollste Ressource. Und das Entscheidende ist, was wir letztlich damit anfangen und daraus machen. So ist Zeit ebenso ein Faktor, über den wir unsere Ziele (schneller) erreichen können, beispielsweise mit der Zielsetzung:
- diejenigen Patienten behandeln, die unsere Leistung wertschätzen
- mehr von den Behandlungen durchführen, auf die wir uns spezialisiert haben
- die gebührende Anerkennung erfahren und ein gutes Einkommen erzielen
- die Chance auf Weiterbildung und Karriere
- eine Erfüllung und Zufriedenheit im Job
- eine bessere Vereinbarkeit mit Beruf und Familie
- eine ausgeglichene Work-Private-Balance
Arbeitszeiten angestellter und selbstständiger Zahnärzte
Regelmäßig durchgeführte Umfragen und Analysen sowie repräsentativen Studien geben Auskunft darüber, wie viel Zeit selbstständige und angestellte Zahnärzte für den Beruf und Praxis aufwenden.
So veröffentlicht beispielsweise die KZBV regelmäßig in einem „Jahr-Buch“ umfassende Analysen, unter anderem auch zu den betriebswirtschaftlichen Daten der Zahnarztpraxis. Die Apotheker- und Ärztebank wiederum hat sich mit einer Onlinebefragung in 2019/2020 den Gehältern und Arbeitszeiten angestellter Zahnärzte in 2020 angenommen.
Abb. 1: Arbeitszeiten angestellter und selbstständiger Zahnärzte im Vergleich.
Arbeitszeiten selbstständiger Zahnärzte
Die benannten Werte (Abb.1) basieren auf den Daten des KZBV-Jahrbuch 2022, je Praxisinhaber in 2020, Deutschland, Seite 132:
- die jährliche Arbeitszeit bei selbstständig tätigen Zahnärzten (je Praxisinhaber) beträgt insgesamt 1.781 Stunden (Median)
- 1348 Stunden für Behandlung, 319 Stunden für administrative Arbeiten und 113 Stunden für sonstige Tätigkeiten (z.B. Fortbildung)
- neben 32,1 Behandlungsstunden werden von selbstständigen Zahnärzten zusätzlich 7,6 Stunden pro Woche aufgebracht, unter anderem für Dokumentation und Abrechnung
- bei der Berechnung werden von der KZBV „nur“ 42 Kalenderwochen zu Grunde gelegt
- die für Angestellte sonst übliche Berechnung erfolgt meist auf Basis/Werten von 44 Kalenderwochen (KW) analog 220 Arbeitstage unter Berücksichtigung individuell vereinbarter Urlaubstage und gesetzlicher geregelter Feiertage je nach Bundesland
Arbeitszeiten angestellter Zahnärzte
Im Vergleich zum KZBV-Jahrbuch kann die „apoBank-Studie 2020“ nicht die gleichen bzw. vergleichbaren Daten liefern:
- die benannten Daten der Abb. 1 beziehen sich auf ein Anstellungsverhältnis in Vollzeit
- die durchschnittliche Arbeitszeit angestellter Vorbereitungsassistenten, Zahnärzte und Fachzahnärzte wird mit 38 Arbeitsstunden (ohne Überstunden) pro Woche angegeben
- 60 % der angestellten Zahnärzte leisten Überstunden von durchschnittlich 4 Stunden (Vollzeit) und bei Teilzeit sind es 3 Stunden pro Woche
- eine differenzierte Bewertung zwischen Arbeitszeit versus Behandlungszeit und administrativen Arbeiten sind in der „apoBank-Studie“ nicht explizit ausgewiesen – sondern beruhen auf den Erfahrungs- und Richtwerten von Mathias Leyer, Gesundheitsökonom
Abb. 2: Input-Output-Analyse. Geleistete Behandlungsstunden versus generierter Honorar-Umsatz von angestellten und selbstständigen Zahnärzten im Vergleich. Datengrundlage: KZBV-Jahrbuch und ApoBank-Studie sowie Erfahrungswerte aus Praxisanalysen, Bewertungen und Benchmarking von Mathias Leyer, Gesundheitsökonom.
Behandlungszeit und Leistung: Input vs. Output
Mittels Input-Output-Analyse lassen sich nun verschiedene Berechnungen durchführen – Vergleich Abb. 2:
- selbstständig tätige Zahnärzte generieren durchschnittlich ca. 300 € Honorarumsatz pro Behandlungsstunde
- angestellte Zahnärzte (Vollzeit) generieren durchschnittlich zwischen 107 € bis 252 € Honorarumsatz je Behandlungsstunde
- sowohl das „KZBV-Jahrbuch“ wie auch die „apoBank-Studie“ nehmen keinen Bezug zu Auslastung und Leerlaufzeiten
- in Festanstellung (Vollzeit / Mittelwert) verdienen Vorbereitungsassistenten 39.100 €, Zahnärzte 71.200 € und Fachzahnärzte 91.700 € brutto
- selbstständig tätige Zahnärzte erzielen ein Praxisergebnis (Gewinn vor Steuer) von durchschnittlich 180.000 € (arithmetisches Mittel) bzw. 150.600 € (Median) – bei einem frei verfügbaren Einkommen von durchschnittlich 92.200 € je Praxisinhaber
Der Wert einer Stunde Behandlungszeit
Wie viel Honorar angestellte Zahnärzte pro Behandlungsstunde generieren, das ist von verschiedenen Faktoren abhängig, die sie größten Teils selbst in der Hand haben.
Die erste Frage, die sich angestellte Zahnärzte grundsätzlich stellen sollten, lautet: „Was ist mir eine Stunde einer Behandlungszeit wert?“
So lässt sich die Wertigkeit einer Behandlungsstunde über eine Reihe von weiteren Faktoren beeinflussen/steuern, auszugsweise:
- Faktor Preis & Wertigkeit
- Faktor Zuzahlungsbereitschaft der Patienten
- Faktor Ballast und Reibungsverluste
- Faktor Inflation und Rezession
- Faktor Kummer und Sorgen
Auslastung zahnärztlicher Behandlungsstunden
Typische Symptome
In der gängigen Praxis zeigen sich folgende Auffälligkeiten:
- eine saisonal schwankende Auslastung
- eine konstant mangelnde Auslastung (permanente Abweichung zwischen eingeplanten und tatsächlich geleisteten Behandlungsstunden (Soll-Ist)
- Lücken im Terminbuch aufgrund kurzfristiger Terminabsagen oder No-Shows
- Lücken im Terminbuch, die „auf Biegen und Brechen“ kurzfristig geschlossen werden können
Hausgemachte Probleme
Ein Teil der mangelnden Auslastung der Behandlungsstunden wird durch „hausgemachte Probleme“ begünstigt, beispielsweise:
- Häufig auftretende kurzfristige Terminabsagen und/oder No-Shows lassen in vielen Fällen darauf rückschließen, dass Patienten die Philosophie der Praxis nicht kennen sowie die „Spielregeln“ nicht respektieren.
- Oder auch bei einer Kaufreue der Patienten, die Termine vereinbart haben, jedoch nicht nachhaltig überzeugt sind und dann ihre Termine nicht wahrnehmen bzw. platzen lassen.
- Bei umfassenden Behandlungen mit Terminketten: Wenn ein Termin nicht stattfindet und die Folgetermine nicht angepasst terminiert werden.
- Ein künstlich „aufgeblähtes“ Terminbuch, das zu Leerlaufphasen führt, weil eingeplante Behandlungszeiten falsch bzw. zu großzügig terminiert wurden.
- Ein insuffizientes Recall und fehlendes/mangelndes Termin-Erinnerung-System/-Verfahren.
Konflikt-Potenzial
Wenn kurzfristige Terminabsagen und No-Shows zu einer mangelnden Auslastung führen, dann kann das mitunter an einzelnen „Selbstzahler-Leistungen“ ausgemacht werden. Beispielsweise wenn Patienten für eine endodontische Behandlung, eine bessere Wurzelkanalbehandlung die Zuzahlung nicht akzeptieren. Die Praxis und der Zahnarzt wissen: Bei anderen Zuzahler-Leistungen „ZE, Fllg.-Therapie, Prophylaxe“ usw. existiert diese Problematik nicht.
Da ist einfach mehr drin!
3 Ansätze für 100 % Auslastung
Leerlaufzeiten reduzieren
Eine bessere Auslastung bewirken angestellte Zahnärzte, wenn sie beispielsweise die oben benannten hausgemachten Probleme ausschließen/beseitigen und ggf. bestehende Konflikte mit den Patienten vermeiden.
Eine Chance bietet auch ein gezieltes Marketing zur Gewinnung neuer Patienten. Welche Möglichkeiten in Betracht kommen, darüber sollten sich angestellte Zahnärzte und Praxisinhaber austauschen und verständigen.
Auslastung erhöhen – Terminbuch füllen
Angestellte Zahnärzte können die Auslastung ihres Terminbuchs/ihrer Behandlungsstunden positiv begünstigen, wenn sie anstatt überwiegend „Kassenleistungen“ mehr „Zuzahler-/Selbstzahler-Leistungen“ erbringen. Höherwertige Behandlungsleistungen erfordern i. d. R. mehr Aufwand – und mehr Aufwand bedeutet mehr Behandlungszeit = höhere Auslastung.
Vereinfachtes Beispiel Füllungsalternativen
- Vorher: 85 % GIZ, 14 % Komposit, 1 % Keramik
- Nachher: 35 % GIZ, 62 % Komposit, 3 % Keramik
Optimale vs. optimierte Auslastung
Eine optimale Auslastung und eine optimierte Auslastung sind nicht das Gleiche.
- Bei einer optimalen Auslastung ist das Terminbuch zu 100 % gefüllt und der angestellte Zahnarzt kann die eingeplanten Soll-Behandlungsstunden leisten.
- Bei einer optimierten Auslastung hingegen werden weitere Ressourcen genutzt, sodass der angestellte Zahnarzt in der zur Verfügung stehenden Zeit einfach mehr Leistung erbringen kann. Das gelingt ihm, wenn er sogenannte Leistungsstundensatz-Killer eliminiert.
Was sind Leistungsstundensatz-Killer?
Damit werden Ausfälle und Störungen, sowie Beschäftigungen und besondere Umstände bezeichnet, die zwar Zeit beanspruchen, denen aber keine bzw. nicht ausreichende Einnahmen gegenüberstehen.
Weil Leistungsstundensatz-Killer häufig nicht als solche erkannt werden, schleichen sich diese uneffektiven Beschäftigungen und Gegebenheiten schnell in der Praxis ein. Sei es durch Unkenntnis von betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen, durch unreflektiertes Handeln oder einfach durch lieb gewonnene Gewohnheiten. Daher sind Leistungsstundensatz-Killer auch mehr oder weniger ausgeprägt in jeder Zahnarztpraxis vorhanden.
Mit einer Beseitigung von Leistungsstundensatz-Killern bewirken angestellte Zahnärzte, dass sie bei gleicher Zeit und gleicher Leistung einfach mehr verdienen.
Performance-Entwicklung
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